regulamin obiegu informacji we wspólnocie mieszkaniowej

22.01.2016 10:33:48

Grupa: Użytkownik

Posty: 166 #2229768
Od: 2014-10-8

Ilość edycji wpisu: 1

proszę o informację jak można wpłynąć na zmianę regulaminu obiegu informacji we wspólnocie mieszkaniowej (Regulamin).
Regulamin jest wykonany z nienależytą starannością - ma kilka literówek i wady:
a) § 1 pkt 1,2 - nie ma informacji jak wybierana jest forma korespondencji
b) § 3 - zapis prawnie ryzykowny

W przeszłości zdarzyło mi się dostać list polecony od poprzedniego zarządcy naszej nieruchomości, a na pytanie kto zapłaci za znaczek listu, w którym wiadomość można było przekazać na kilka innych sposobów, ówczesna księgowa powiedziała, że obciąży mnie. Chciałbym to usprawnić, by nie dochodziło do bareizmów.

poniżej fascynująca treść Regulaminu (źródło: https://iok.osiedlezielone-gdynia.pl/Wspolnoty/OgloszenieWspPage?Powrot=sg&OgloszenieInet=227&Wspolnota=7547)

2013-03-19
§ 1
Korespondencja dotycząca spraw wspólnoty dotyczaca zawiadomień o: rozliczeniu rocznym kosztów utrzymania części wspólnych, rozliczeniu okresowym mediów, wysokości zaliczki, zebraniach wspólnoty, kart do głosowań w drodze indywidualnego zbierania głosów, podjętych uchwał w trybie mieszanego lub tylko indywidualnego zbierania głosów,jest doręczana właścicielom lokali w następujący sposób:
1. Poprzez włożenie korespondencji do skrzynek listowych członków wspólnoty lub,
2. Poprzez nadanie korespondencji listem zwykłym na adres podany do korespondencji przez członka wspólnoty.Kosztem znaczka jest obciązany indywidualnie członek wspólnoty.
§ 2
Administrator odnotowuje w książce podawczej wspólnoty wysłaną korespondencję z uwagą o sposobie dostarczenia korespondencji o którym mowa w § 1
§ 3
Korespondencję przesłaną w jeden ze sposobów określonych w § 1 uznaje się za skutecznie doręczoną bez względu na to, czy została faktycznie przyjęta przez właściciela lokalu.
§ 4
O terminie przeglądów okresowych budowlanych, kominiarskich, gazowych, elektrycznych, wymiany indywidualnych wodomierzy, ciepłomierzy, oraz innych sprawa bieżących zcłonkowie wspólnoty są powiadamiani przez:
1. wywieszenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń wspólnoty
2. ogłszenia na stronie inernetowej administratora
Ww powiadomień nie wysyła się poprzez nadanie korespondencji listem zwykłym na adres podany do korespondencji przez członka wspólnoty.
administrator

Virus

22.01.2016 22:18:29

Grupa: Administrator

Posty: 453 #2229931
Od: 2014-3-9

Ilość edycji wpisu: 1

Kijada1 pisze:

proszę o informację jak można wpłynąć na zmianę regulaminu obiegu informacji we wspólnocie mieszkaniowej (Regulamin).
Regulamin jest wykonany z nienależytą starannością - ma kilka literówek i wady:
a) § 1 pkt 1,2 - nie ma informacji jak wybierana jest forma korespondencji
b) § 3 - zapis prawnie ryzykowny

W przeszłości zdarzyło mi się dostać list polecony od poprzedniego zarządcy naszej nieruchomości, a na pytanie kto zapłaci za znaczek listu, w którym wiadomość można było przekazać na kilka innych sposobów, ówczesna księgowa powiedziała, że obciąży mnie. Chciałbym to usprawnić, by nie dochodziło do bareizmów.

Każdy członek wspólnoty może zgłosić projekt uchwały ze wskazaniem czego ona dotyczy. W tym przypadku dotyczyłoby to zmiany regulaminu.
Należałoby opisać proponowane zmiany. Można to zrobić np po otrzymaniu zawiadomienia o zebraniu wspólnoty przekazując administratorowi/Zarządowi lub zgłosić podczas zebrania.
Projekt uchwały omawiany jest na zebraniu wspólnoty i później jest poddany pod głosowanie.

Jeśli chodzi o otrzymaną informację od księgowej odnośnie opłat za znaczki to chyba to są standardowe zapisy umowy bo tak samo było przy poprzednich administratorach i jak pamiętam my również mamy taki zapis, który mówi że koszty związane z wysyłką pokrywa wspólnota.

Natomiast Zarząd jest za tym aby wrzucać wszelką korespondencję bezpośrednio do skrzynek w budynku lub wysyłać mailem (w najgorszym wypadku zwykłym listem). Jedynie przy wezwaniach do zapłaty lub oficjalnych pismach jesteśmy za tym aby wysyłać jako polecone lub ZPO. Natomiast wrzucanie do skrzynek lub wysyłanie mailowo informacji ma jedną zasadniczą wadę, że w przypadku jeśli ktoś tylko wynajmuje mieszkanie lub nie zaktualizował swoich danych u administratora to może takich informacji nie otrzymać (dane do korespondencji wszystkie są choć też czasami się zdarza, że ktoś mieszka tutaj a adres jest podany na poprzednim miejscu zamieszkania).

Wydaje mi się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby każdy członek wspólnoty określił w jaki sposób chciałby otrzymywać wszystkie informacje (pomijając np. komunikaty bieżące dostępne w gablotach lub w serwisie administratora gdzie każdy ma swój login i hasło).
Wtedy przy jednoczesnej aktualizacji danych kontaktowych można zminimalizować koszty związane z wysyłką zwykłą pocztą.

Jednocześnie nie są to duże koszty bo taka wysyłka może odbywać się raz do roku z informacją o zebraniu (i też nie do wszystkich) i dodatkowo jeszcze raz po zebraniu. Chyba, że idą wezwania do zapłaty ale tego też nie jest dużo.

§ 3 być może jest prawnie ryzykowny. Nie wiem jakie tu dokładnie są prawne podstawy ale wydaje mi się, że ten zapis ma "zaoszczędzić" wspólnocie czasu i pieniędzy. Inaczej po zwrocie 2 awizo czyli jak pamiętam ok 14 dni trzeba byłoby wysłać ponownie pismo (ew. szukać daną osobę jeśli byłby zwrot z adnotacją, że taka osoba nie mieszka pod wskazanym adresem) a to chyba nawet nie jest do wykonania przez wspólnotę. A zwroty dotyczą tylko poleconych bo listy zwykłe wracają chyba tylko przy błędnym adresie.

Kijada1

22.01.2016 22:29:55

Grupa: Użytkownik

Posty: 166 #2229938
Od: 2014-10-8

Virus pisze:

Kijada1 pisze:

proszę o informację jak można wpłynąć na zmianę regulaminu obiegu informacji we wspólnocie mieszkaniowej (Regulamin).
Regulamin jest wykonany z nienależytą starannością - ma kilka literówek i wady:
a) § 1 pkt 1,2 - nie ma informacji jak wybierana jest forma korespondencji
b) § 3 - zapis prawnie ryzykowny

W przeszłości zdarzyło mi się dostać list polecony od poprzedniego zarządcy naszej nieruchomości, a na pytanie kto zapłaci za znaczek listu, w którym wiadomość można było przekazać na kilka innych sposobów, ówczesna księgowa powiedziała, że obciąży mnie. Chciałbym to usprawnić, by nie dochodziło do bareizmów.

Każdy członek wspólnoty może zgłosić projekt uchwały ze wskazaniem czego ona dotyczy. W tym przypadku dotyczyłoby to zmiany regulaminu.
Należałoby opisać proponowane zmiany. Można to zrobić np po otrzymaniu zawiadomienia o zebraniu wspólnoty przekazując administratorowi/Zarządowi lub zgłosić podczas zebrania.
Projekt uchwały omawiany jest na zebraniu wspólnoty i później jest poddany pod głosowanie.

Jeśli chodzi o otrzymaną informację od księgowej odnośnie opłat za znaczki to chyba to są standardowe zapisy umowy bo tak samo było przy poprzednich administratorach i jak pamiętam my również mamy taki zapis, który mówi że koszty związane z wysyłką pokrywa wspólnota.

Natomiast Zarząd jest za tym aby wrzucać wszelką korespondencję bezpośrednio do skrzynek w budynku lub wysyłać mailem (w najgorszym wypadku zwykłym listem). Jedynie przy wezwaniach do zapłaty lub oficjalnych pismach jesteśmy za tym aby wysyłać jako polecone lub ZPO. Natomiast wrzucanie do skrzynek lub wysyłanie mailowo informacji ma jedną zasadniczą wadę, że w przypadku jeśli ktoś tylko wynajmuje mieszkanie lub nie zaktualizował swoich danych u administratora to może takich informacji nie otrzymać (dane do korespondencji wszystkie są choć też czasami się zdarza, że ktoś mieszka tutaj a adres jest podany na poprzednim miejscu zamieszkania).

Wydaje mi się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby każdy członek wspólnoty określił w jaki sposób chciałby otrzymywać wszystkie informacje (pomijając np. komunikaty bieżące dostępne w gablotach lub w serwisie administratora gdzie każdy ma swój login i hasło).
Wtedy przy jednoczesnej aktualizacji danych kontaktowych można zminimalizować koszty związane z wysyłką zwykłą pocztą.

Jednocześnie nie są to duże koszty bo taka wysyłka może odbywać się raz do roku z informacją o zebraniu (i też nie do wszystkich) i dodatkowo jeszcze raz po zebraniu. Chyba, że idą wezwania do zapłaty ale tego też nie jest dużo.

Dzięki za wyczerpującą wypowiedź. Jak znajdę czas to zaproponuję stosowną uchwałę. Mi zależy głównie na tym, by usankcjonować pocztę elektroniczną jako formalny lub chociaż pomocniczy, acz obligatoryjny kanał komunikacji.

mib25

22.01.2016 22:41:42

Grupa: Moderator

Posty: 441 #2229944
Od: 2014-3-11

Kijada1 pisze:

Dzięki za wyczerpującą wypowiedź. Jak znajdę czas to zaproponuję stosowną uchwałę. Mi zależy głównie na tym, by usankcjonować pocztę elektroniczną jako formalny lub chociaż pomocniczy, acz obligatoryjny kanał komunikacji.

Jest to słuszne ale niestety nie wszyscy mieszkańcy są z całym szacunkiem "biegli" w posługiwaniu się komputerem mailem itp.
Jest sporo ludzi "starej daty" dla ktorych list to list itp.

Według mnie powinna być opcja również dla tej częsci mieszkańców w postaci listów badż informacji do skrzynek.

Virus

22.01.2016 22:46:36

Grupa: Administrator

Posty: 453 #2229948
Od: 2014-3-9

Chciałbym tylko zasugerować, iż miło byłoby gdyby osoba proponująca jakąś uchwałę była na zebraniu.
Mogłaby przekazać swoje racje wszystkim obecnym i również odnieść się do ewentualnych pytań

To tak ogólnie bo czasem mogą być proponowane takie uchwały, które za bardzo nie wymagają specjalnego tłumaczenia i przekonywania, że wprowadzają coś lepszego.